Conservación de documentos. Antes del inicio de la relación laboral

☼ Planilla con datos personales completada por el trabajador, donde también consta la información de sus familiares.
☼ Solicitud de empleo.
☼ Currículum Vitae.
☼ Constancia de CUIL.
☼ Fotocopia de DNI.
☼ Informes con resultado de las entrevistas (test de aptitud, exámenes psicológicos, ambientales, etc.).
☼ DDJJ de domicilio legal postal (con detalle de zona, accesos, etc.).
☼ DDJJ de domicilio legal electrónico (mail).
☼ Informe médico pre ocupacional.
☼ Antecedentes penales.
☼ Documentos de extranjeros (copia de CUIL provisorio y certificado de residencia.
☼ Certificados de estudios secundarios.
☼ Copia de títulos terciario y universitarios, referidos en el CV.
☼ Copia de título habilitante, año e institución que lo emitió, para el ejercicio docente.

Conservación de documentos. Al fin de la relación laboral

☼ Liquidación final firmada, con el detalle de conceptos abonados.
☼ Formulario AFIP F1359 AFIP.
☼ Recepción de certificaciones de servicios por parte del empleado.
☼ Certificado médicos de egreso.
☼ Constancia de alta jubilatoria (baja por jubilación).
☼ Telegrama de despido o de renuncia.
☼ Acta de defunción.
☼ Copia de mutuo acuerdo en SECLO.
☼ Copia de todos los recibos firmados por el empleado, etc.

Conservación de documentos. Al inicio de la relación laboral

☼ Aceptación de Reglamento Interno, si lo hubiera.
☼ Descripción de puestos y horarios a cumplir (home office, compensación de horarios, etc.).
☼ Notificación de beneficios otorgados (plan OS, almuerzos, viáticos, etc.).
☼ Contrato de trabajo firmado, si lo hubiera.
☼ Certificados de acreditación de antigüedad, para docentes programáticos.
☼ Nota de entrega credencial ART e informe de itinerario de viajes.
☼ Constancia de alta de AFIP, firmada por el empleado y por el establecimiento, conservando cada parte una copia.
☼ Declaración jurada de cargos y horarios, para docentes programáticos (planilla de incompatibilidad).
☼ Notificación de días y horarios de concurrencia (cargos y horas docentes, tiempo parcial, etc).
☼ Notificación de cámaras de vigilancia internas y procedimientos de control.
☼ Pedido de retención de mínimo para obra social.
☼ Certificados de estudios secundarios.
☼ Solicitud de incorporación de adherentes a la obra social.

Conservación de documentos. Durante la relación laboral

☼ Papeles de trabajo relacionados con el cálculo mensual del impuesto a las ganancias.
☼ Documentos que avalen los cambios respecto al inicio de la relación.
☼ Comunicaciones de licencias sin goce de haberes y otras.
☼ Notificación de vacaciones.
☼ Comunicaciones de inasistencias.
☼ Registros de accidentes y denuncias efectuadas a la ART.
☼ Cualquier intercambio epistolar con el empleado, cualquiera sea el motivo.
☼ Anticipos de haberes solicitados por el empleado.
☼ Constancias por examen.
☼ Copia de la solicitud de afiliación a la asociación sindical.
☼ Exámenes periódicos de salud.
☼ Informes de capacitación y evaluación de desempeño.
☼ Sanciones al empleado firmadas por el mismo.
☼ Formulario F572 WEB SIRADIG.
☼ Formulario AFIP F1359, declaración fin de año de ganancias.
☼ Nota de opción o cambio de obra social, etc.
☼ Préstamos al personal (montos, cuotas, cumplimiento, etc.
☼ Alta de embargos judiciales y papeles de trabajo relacionados con el cálculo de la retención mensual.
☼ Modificación de domicilio legal postal.
☼ Modificación de domicilio legal electrónico (mail).
☼ Intimación del empleador para iniciar trámites jubilatorios.
☼ Constancia de jubilación en trámite.

Ventajas de la utilización de AJ5 Eirene

☼ Faculta el acceso inmediato y concurrente por distintos y numerosos usuarios en simultáneo.
☼ Establece un nivel de jerarquías entre los mismos, con permisos y accesos controlados por el administrador del sistema.
☼ Permite buscar un documento específico en forma instantánea, con una o más claves de búsqueda.
☼ Acepta la búsqueda masiva de documentos, optimizando el proceso de respuesta a requerimientos de auditorías o entidades de contralor.
☼ Admite la incorporación de comentarios en los documentos.
☼ Genera informes virtuales, en formato PDF, a partir de la búsqueda de documentos con parámetros en común como por ejemplo, informes de fichado de horarios correspondientes a períodos prolongados.
☼ Minimiza la impresión de sólo los documentos necesarios.
☼ Identifica cajas y lugares donde se encuentra almacenado cada documento físico en particular correspondiente al legajo físico escaneado inicialmente.
☼ Exporta los datos resultantes de una búsqueda a formato de planillas electrónicas de cálculo o procesadores de texto.
☼ Provee mayor seguridad en la conservación de la documentación, aporta confidencialidad, evita pérdidas y extravíos, destrucción física por accidentes o siniestros, etc.

Algunas funcionalidades

Trámites del alta
Desde el portal de legajo digital es posible completar muchos temas relacionados con el alta de un empleado. El empleador puede dar la bienvenida al nuevo personal, comunicar normas internas, describir puestos y horarios a cumplir con las remuneraciones correspondientes, notificar beneficios otorgados, etc. Y el empleado puede presentar la declaración jurada de cargos y horarios, los certificados de acreditación de antigüedad, etc. con firma electrónica o digital.
Monitorear licencias
Con el legajo digital es posible gestionar las licencias de los empleadores, controlando los días ya consumidos y los que aún tiene disponibles, recibiendo pedidos y certificados con firma digital, etc.
Comunicar políticas
Al contar con el legajo digital y una herramienta de gestión documental es posible enviar comunicaciones a empleados, a grupos o a todo el personal, con cambios en calendarios, en los horarios, comunicación de nuevos asuetos o feriados, en temas de seguridad, etc. incluyendo comunicaciones que requieran firmas digitales. También es posible la implementación de una cartelera digital, general o por nivel, que aparezca al conectarse.
Generar alertas y recordatorios
Esta funcionalidad resulta muy útil tanto para el empleador como para los empleados. La posibilidad de mantener una agenda de temas pendientes, con vencimiento, como entrevistas, presentaciones, mayoría de edad de hijos para darlos de baja como asignación familiar, cumpleaños de empleados y sus familiares para mensajes automáticos de salutación, etc.

Más funcionalidades...

Administrar vacaciones
Con el legajo digital es posible presentar año por año, las vacaciones correspondientes en días calculados, días tomados y días pendientes. Comunicar a los empleados las mismas, con fechas de inicio y final. Administrar los adelantos y los descuentos de días, etc.
Postulantes
El portal de legajo digital contiene también a todos los empleados ya dados de baja que han pasado por el establecimiento. Y también, puede configurarse un área de postulantes, en la cual los posibles futuros empleados puedan darse de alta de manera autónoma. Por ejemplo, al darse de alta en la base de postulantes, los mismos recibirán un formulario que deberá completarse con CUIL, fecha de nacimiento, apellido y nombre, correo postal y electrónico, teléfono, título habilitante, año de egreso, detalle de familiares, declaración jurada de cargos y horarios, etc. Además, deberán subirse escaneados desde el celular por aplicaciones de escáner portátil, el frente y dorso del DNI, el título habilitante y el Currículum Vitae.
Carga inicial
La carga inicial de los legajos digitales a partir de los legajos físicos en papel, requiere esfuerzo y dedicación. Esta tarea puede ser abordada por el mismo establecimiento o tercerizada en personas idóneas contratadas a tales efectos. Es importante que los papeles físicos que quedarán fuera de circulación, conservados a buen resguardo, sean colocados en cajas codificadas y ordenadas a los efectos de poder localizar los mismos en caso de necesidad. Dicha codificación será ingresada junto a cada documento, en el correspondiente legajo digital.

Características

☼ Liquida haberes de establecimientos educativos de acuerdo a las distintas normativas oficiales.

☼ Es multi establecimiento, es decir, admite liquidar múltiples colegios en una misma copia.

☼ Es multi convenio, admitiendo encuadres gremiales distintos en una misma liquidación. De acuerdo a la actividad desarrollada por cada empleado a éste pueden corresponderle distintos convenios, incluso en forma simultánea, como en el caso de los docentes mixtos, con puestos programáticos y extraprogramáticos.

☼ Es multi puesto, pudiendo abrirse cada empleado en tantos puestos como sea necesario. Es decir, puede generar varios recibos para un mismo docente en una misma liquidación.

☼ AJ5 Columba contempla todo tipo de liquidaciones, desde sueldos mensuales, aguinaldos, liquidaciones finales, retroactivos, ajustes rectificativos, adelantos, ggrossing up, etc.

☼ Es multi usuario, por lo cual admite múltiples usuarios accediendo simultáneamente, cada uno con su propio esquema de permisos.

Flexibilidad

☼ Cada empleado puede tener numerosa información asociada. Esta información puede ser definida libremente por el mismo usuario.

☼ Las áreas protegidas corresponde a los módulos de cálculo de las liquidaciones de convenios oficiales, los cuales se actualizan automáticamente.

☼ Los módulos del usuario, son definidos por el mismo y corresponden a características internas del establecimiento que inciden en la liquidación.

☼ Los módulos de AJ5 Columba tienen gran potencia y versatilidad y realizan todas las funciones vinculadas a la liquidación de haberes. Contienen algoritmos, a veces muy complejos, que producen conceptos, datos, interfaces y cualquier otro tipo de elemento informacional.

☼ Cada módulo emite un reporte vinculado a su actividad, llamado instancia, que permite analizar su comportamiento en caso de error.

☼ AJ5 Columba tiene un esquema modular, liviano y apto para trabajar temas complejos desde Internet.

Potencia

☼ AJ5 Columba permite generar todo tipo de reportes. Utiliza información de la base de datos, de las liquidaciones, de otras fuentes externas y tiene también capacidad de manejar algoritmos propios. Se conservan en la biblioteca de la plataforma.

☼ Permite diseñar interfaces en txt, Excel, pdf, xml para transferir información desde/hasta aplicativos de AFIP, sistemas bancarios y otras aplicaciones del establecimiento. En consecuencia, se integra sin problemas con sistemas de gestión y otros software de recursos humanos para una experiencia de usuario fluida y conectada.

☼ Es altamente escalable, dado que AJ5 Columba fue diseñada para adaptarse a instituciones educativas de cualquier tamaño, desde pequeñas escuelas hasta grandes universidades.

☼ Calcula suplencias, descuentos, extensiones horarias, licencias, embargos, préstamos, adicionales de obra social, horas adicionales, horas extras, asignaciones familiares, retención de impuesto a las ganancias y todos los conceptos inherentes al personal de un establecimiento educativo.

Algunas funcionalidades

AJ5 Columba recibe e importa novedades de liquidación desde otras plataformas. Puede interactuar con Servicios WEB que cumplan funciones especificas como por ejemplo que produzcan mapas, generen publicaciones, resuelvan cálculos complejos, testeen información online, etc. Puede generar liquidaciones informativas y descartables, como aumentos masivos simulados, costo de liquidación final de todo el personal o de un determinado sector. Emite libros rubricados de haberes de validez legal, con los requisitos propios de la jurisdicción. Genera la interfaz para el libro digital de AFIP. Arma digital y automáticamente planillas DIEGEP 20 en PBA para importar al SAP. Genera automáticamente asientos contables cumpliendo partida doble, los cuales pueden departamentalizarse por centros de costos. Produce interfaz para SINIGEP, el descargo de subsidio en CABA.Genera boletas de pago y Declaraciones Juradaspara Caja Complementaria Docente o para sindicatos cmomo SAEOEP, SADOP, SOEME, etc.

Diseño interno

Los módulos son unidades de software que contienen el conocimiento de un tema individual y particular. Cada módulo tiene interfaces mínimas con otras reglas y de cohesión máxima respecto del tema del cual se ocupan. En general, un módulo recibe parámetros de entrada y devuelve parámetros de salida. En ambos casos la interacción es respecto de la base de datos, es decir, los parámetros de entrada surgen de la base de datos y los de salida terminan en la misma. Los módulos en su interior también contienen datos, los cuales están presentes dentro del mismo y en ningún otro lugar de la plataforma. Estos datos suelen ser grillas salariales, tablas de valores de asignaciones, parámetros y escalas. Además contienen cálculos de diversa complejidad. En síntesis los módulos son el corazón lógico de AJ5 Columba y tienen la ventaja de poder ser actualizados automáticamente cada vez que se produzcan cambios. Los módulos se agrupan en multimódulos, que son agrupaciones de reglas que se módulos que se ejecutan siempre en un orden determinado, pasándose parámetros con resultados de uno a otro. Los multimódulos son, entonces, ristras de módulos que resuelven un tema determinado de mayor complejidad. Los multimódulos y los módulos, en secuencia ordenada, constituyen un motor de cálculo. Los motores de cálculo manejan mucha mayor complejidad. Además, permiten las iteraciones basadas en poscondiciones, que testean una condición al concluir la secuencia y puede causar la reejecución de la misma.

Accesibilidad y costo

Se accede a la plataforma desde cualquier lugar con conexión a Internet. Este hecho facilita la gestión de sueldos en organizaciones con múltiples sedes. También permite liquidar de manera remota. O con personal de liquidación de haberes trabajando en la modalidad de teletrabajo. Ofrece medidas avanzadas de seguridad, como encriptación y respaldo automático de datos, lo cual protege la información sensible de los empleados y asegura que los datos estén disponibles incluso en caso de fallos técnicos. Se adapta fácilmente al crecimiento o decrecimiento de la empresa, permitiendo gestionar un mayor o menor número de empleados sin necesidad de cambios significativos en la infraestructura y sin problemas operativos. Permite integrar con plataforma de administración de personal potenciándolas. El costo de uso de AJ5 Columba es por bandas, es decir, cantidades de empleados a liquidar (0 a 50, 50 a 100, 100 a 150, etc.) También incide la complejidad del cálculo propio del establecimiento, la existencia de escalas salariales propias, la distribución de sedes en distintas jurisdicciones y otras características que aumentan la complejidad de las tareas en la plataforma.